Ofis ve İşyeri Taşıma

Bir iş yerinin taşınması, ev taşınmasından farklı ihtiyaçlar doğurur. Çalışanların düzeni, müşterilerle iletişim, dosyalar, bilgisayarlar ve ofis mobilyaları aynı anda düşünülmelidir. Ankara Ambar Nakliyat, Ankara merkezli bir firma olarak Ankara içinde ve Ankara’dan Türkiye’nin 81 iline ofis taşıma hizmeti verir. Bu sayfada ofis ve iş yeri taşınmasının nasıl planlandığını, fiyatın nasıl belirlendiğini, eşyaların nasıl hazırlandığını ve taşıma gününün nasıl ilerlediğini bulabilirsiniz. Anlatılan adımlar, tek odalı bir büro için de birden fazla katı olan bir iş yeri için de aynı mantıkla uygulanır; değişen yalnızca işin büyüklüğüdür.

Ofis Taşıma Nedir ve Neden Ayrı Bir Plan Gerektirir?

Ofis taşıma, bir iş yerindeki masa, sandalye, dolap, dosya, bilgisayar, yazıcı ve diğer çalışma eşyalarının yeni adrese taşınıp orada yeniden düzenlenmesidir. Avukatlık ve muhasebe büroları, mimarlık ofisleri, muayenehaneler, şirket merkezleri ve mağazaların yönetim bölümleri bu hizmete ihtiyaç duyabilir. Ev taşınmasından farklı olarak burada amaç yalnızca eşyaları taşımak değil, iş yerinin kısa sürede yeniden çalışır hale gelmesidir. Bu nedenle iş yeri taşınması, günlük işlerin aksamaması ve müşterilerin mağdur olmaması düşünülerek planlanır. Taşınma tarihinin müşterilere ve iş ortaklarına önceden duyurulması da bu planın bir parçasıdır.

Ofis taşınmasında önce bir sorumlu kişi belirlemek işleri kolaylaştırır. Bu kişi firmayla iletişimi yürütür, çalışanlara bilgi verir ve taşıma gününde karar gerektiren konularda yetkili olur. Ardından mevcut ofisteki eşyaların bir listesi çıkarılır. Yeni ofise götürülmeyecek eski mobilyalar, kullanılmayan cihazlar ve saklanmasına gerek olmayan evraklar taşınmadan önce ayrılır. Bu ayıklama, taşınacak yükü azaltır ve yeni ofisin daha düzenli kurulmasına katkı sağlar. Ayrılan eşyaların satılması, bağışlanması ya da depoya konması da taşınmadan önce karara bağlanmalıdır. Çalışanlardan kendi masalarını ve kişisel eşyalarını önceden toplamalarını istemek de taşıma gününü hızlandırır.

Yeni ofisin yerleşim planı da taşınmadan önce hazırlanmalıdır. Hangi bölümün hangi odaya yerleşeceği, masaların nasıl konumlanacağı, dolapların ve yazıcıların nereye konacağı belli olursa, taşıma gününde eşyalar doğrudan doğru yere bırakılır. Her odaya bir isim ya da sıra sayısı vermek ve kolileri bu isimlere göre etiketlemek, boşaltma sırasında karışıklığı önler. Yerleşim planının bir kopyasını yeni ofisin girişine asmak da ekibin işini kolaylaştırır. İyi hazırlanmış bir ofis taşıma planı, çalışanların yeni ofiste ilk gün masalarını hazır bulmasını sağlar.

Ofis Taşıma İçin Keşif, Yazılı Fiyat ve Zaman Planı

Ankara Ambar Nakliyat, ofis taşınmalarında da önce ücretsiz keşif yapar. Keşifte masa ve dolap sayısı, toplantı masaları, arşiv dolapları, kasalar, bilgisayar ve yazıcı gibi cihazlar ile dosya ve arşiv miktarı yerinde görülür. Binanın kat durumu, asansörün kullanılabilirliği, yükleme için aracın yanaşabileceği alan ve bina yönetiminin taşıma için belirlediği kurallar da bu ziyarette not edilir. Yeni ofisin adresi ve özellikleri hakkındaki bilgiler de keşif sırasında paylaşılırsa planlama daha doğru yapılır ve taşıma gününde ortaya çıkabilecek aksaklıklar azalır.

Fiyat, keşiften sonra yazılı olarak verilir. Teklifte taşınacak eşyalar, paketleme hizmeti, mobilya söküm ve kurulumu, asansörlü taşıma gerekip gerekmediği, taşıma tarihi ve varsa depolama hizmeti belirtilir. Yazılı teklif, iş yerinin muhasebe ve onay süreçlerinde de kullanılabilir. Fiyatı etkileyen başlıca konular eşya ve arşiv miktarı, iki adres arasındaki mesafe, kat ve asansör durumu, paketleme ihtiyacı ve taşımanın yapılacağı gündür. Teklifte anlaşılmayan bir kalem varsa onaydan önce sorulması, taşıma günü yanlış anlaşılmaların önüne geçer. Taşıma için bina yönetiminden izin alınması gerekiyorsa bunun ne zaman yapılacağı da teklif aşamasında konuşulabilir.

İş yerleri için zaman planı ayrıca önemlidir. Çalışmaların aksamaması için birçok iş yeri taşıma gününü hafta sonuna ya da işlerin daha sakin olduğu bir güne denk getirmeyi tercih eder. Büyük ofislerde taşımanın bölümler halinde yapılması da konuşulabilir; böylece bir bölüm taşınırken diğer bölümler çalışmaya devam eder. Bu tercihleri keşif sırasında paylaşmak, ofis taşıma takviminin iş yerinizin çalışma düzenine göre hazırlanmasını sağlar. Hangi günün sizin için uygun olduğunu erken bildirmeniz, araç ve ekip planlamasını kolaylaştırır.

Ofis Taşıma Sırasında Dosya, Cihaz ve Mobilyaların Paketlenmesi

Ofis eşyaları farklı türde olduğu için her biri ayrı bir şekilde hazırlanır. Dosyalar ve evraklar sıralarını kaybetmeyecek şekilde kolilere yerleştirilir; kolilerin üzerine hangi dolaptan veya hangi bölümden çıktığı yazılır. Arşiv kolilerinin aşırı ağır olmaması için dosyalar birden fazla koliye dağıtılır. Kırtasiye malzemeleri, masa üstü eşyalar ve küçük cihazlar da çalışanın adı ya da masa numarasıyla etiketlenmiş kolilere konur. Böylece yeni ofiste her çalışan kendi eşyasını kolayca bulur ve kolilerin açılması sırasında zaman kaybedilmez. Gizli evrak içeren koliler ayrıca işaretlenerek takip edilebilir.

Bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar ve diğer elektronik cihazlar balonlu naylonla sarılır ve sarsıntıya karşı korunarak taşınır. Cihazların kablolarını sökmeden önce fotoğrafını çekmek ve kabloları cihazla birlikte aynı poşete koyup etiketlemek, yeni ofiste bağlantıların yeniden yapılmasını kolaylaştırır. Kumandalar, şarj aletleri ve küçük aksesuarlar da aynı poşete konarak kaybolmaları önlenir. Bilgisayarlardaki önemli bilgilerin taşınmadan önce yedeklenmesi iş yerinin kendi sorumluluğundadır ve bu adımın atlanmaması önerilir. İnternet ve telefon hatlarının yeni adreste hazır olması için ilgili kurumlarla önceden görüşülmesi de iş yerinin taşındığı gün çalışmaya başlayabilmesi açısından yerinde olur.

Çalışma masaları, toplantı masaları, büyük dolaplar ve raf sistemleri gerekiyorsa sökülür, parçaları karışmayacak şekilde paketlenir ve yeni ofiste yeniden kurulur. Mobilyaların yüzeyleri battaniyelerle örtülerek çizilmelere karşı korunur. Cam yüzeyli masalar ve cam bölmeler ayrıca dikkat ister ve ayrı olarak sarılır. Söküm, paketleme ve kurulum işleri Ankara Ambar Nakliyat’ın kendi ekibi tarafından yapılabilir; koli, balonlu naylon ve battaniye gibi paketleme malzemeleri de firma tarafından sağlanabilir. Bu işlerin hangilerinin firmadan isteneceği keşif sırasında belirlenir ve yazılı teklife eklenir.

Ofis Taşıma Günü: Yükleme, Asansör ve Yeni Ofiste Yerleşim

Taşıma günü ekip, kararlaştırılan saatte araçla birlikte iş yerine gelir. Önce kalan paketleme işleri tamamlanır, ardından eşyalar plana uygun bir sırayla araca yüklenir. Yükleme sırası, yeni ofiste boşaltma sırasını da belirler; önce yerleşmesi gereken mobilyalar ve bölümler buna göre ele alınır. Ağır dolaplar ve kasalar aracın tabanına, hassas cihazlar ve hafif koliler üst bölümlere konur. Eşyaların yolda kaymaması için aralarına battaniye yerleştirilir. Taşıma sırasında iş yerinin sorumlu kişisinin adreste bulunması, ekibin sorularına hızlıca yanıt verilmesini sağlar.

İş merkezlerinde ve plazalarda yolcu asansörlerinin taşıma için kullanılması çoğu zaman sınırlıdır ya da yalnızca belirli saatlerde izin verilir. Bu durumda bina yönetimiyle önceden görüşmek gerekir. Yüksek katlarda bulunan, merdiveni dar olan ya da büyük mobilyaların sığmadığı binalarda asansörlü taşıma kullanılabilir. Bu yöntemde eşyalar binanın dışına kurulan taşıma asansörüyle pencere veya balkondan indirilir ve çıkarılır. Böylece ortak alanlar daha az meşgul edilir, binadaki diğer iş yerleri de bu durumdan daha az etkilenir ve taşıma daha kısa sürede tamamlanır.

Yeni ofise varıldığında eşyalar etiketlerine göre ilgili odalara bırakılır, sökülen mobilyalar kurulur ve masalar yerleşim planına göre konumlandırılır. Ankara Ambar Nakliyat kendi araçları ve ekibiyle çalıştığı için yük yolda başka bir araca aktarılmaz; dosyalarınız ve cihazlarınız yüklendiği araçla yeni adresinize ulaşır. Bu, özellikle evrak ve arşiv taşırken kolilerin karışmaması açısından önemlidir. Bir ofis taşıma işi, çalışanlar yeni masalarında çalışmaya başlayabilecek duruma geldiğinde tamamlanmış olur. Teslim sırasında koli sayısını kontrol etmeniz önerilir. Masaların yerleşimi tamamlandıktan sonra boşalan kolilerin bir arada toplanması, çalışma alanlarının kısa sürede düzenlenmesine yardım eder.

Ankara’dan 81 İle Ofis Taşıma ve Depolama Seçenekleri

Ankara Ambar Nakliyat, Ankara içindeki iş yeri taşınmalarının yanında Ankara’dan Türkiye’nin 81 iline ofis taşıması da yapar. Şubesini başka bir ile taşıyan şirketler, yeni bir şehirde ofis açan iş yerleri ya da merkezini değiştiren kuruluşlar için süreç aynı adımlarla ilerler. Firma hem ambar hem nakliye taşımacılığı yaptığı için, bütün ofis için aracın size ayrıldığı nakliye seçeneği ya da birkaç masa ve dolap için farklı yüklerle birlikte taşınan ambar seçeneği kullanılabilir. Taşıma süresince eşyalar sigortalıdır; sigortanın kapsamı teklif aşamasında sorulabilir.

Yeni ofis henüz hazır değilse, tadilat sürüyorsa ya da eski ofisten çıkış tarihi ile yeni ofise giriş tarihi arasında boşluk varsa, eşyalar firmanın kapalı deposunda bekletilebilir. Yeni ofise sığmayan mobilyalar ya da sık kullanılmayan arşiv kolileri de kapalı depoda saklanabilir. Kapalı depo, eşyaları hava koşullarından korur ve ihtiyaç duyulduğunda yeni adrese taşınmalarını sağlar. Depolama süresi ve koşulları keşif sırasında konuşulur ve yazılı teklifte belirtilir. Böylece iki adres arasındaki tarih farkı iş yerinin taşınma planını aksatmaz.

İş yerinizin taşınmasını planlamak, ücretsiz keşif için gün belirlemek veya ofis taşıma hakkında bilgi almak için Ankara Ambar Nakliyat ile iletişime geçebilirsiniz. Firmanın adresi Kışla Mahallesi, Ankara Yurtiçi Nakliye Lojistik Merkezi E Blok 100/263, Kahramankazan / Ankara’dır. Telefon numarası +90 544 869 85 23’tür. Taşınma tarihini erken belirlemeniz, çalışanlarınızı zamanında bilgilendirmek, bina yönetimlerinden gerekli izinleri almak ve iş yerinizin düzenini koruyacak bir plan yapmak için size zaman kazandırır. Görüşmeden önce iki adresin bilgilerini, çalışan ve masa sayısını ve taşınma için düşündüğünüz tarihleri hazırlamanız keşfin planlanmasını kolaylaştırır.